Doplňujúce informácie o ochrane osobných údajov pre zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízke osoby
I.Pre koho sú tieto doplňujúce informácie určené?
Tento dokument upravuje doplňujúce informácie o ochrane údajov zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízkych osôb v spoločnosti Quir, s.r.o., Františkánska 6, Trnava 917 01, IČO: 51 434 407, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, Odd. Sro, vl. č.: 41712/T (ďalej ako „Quir“ alebo „prevádzkovateľ“) a to najmä právny základ a účel spracúvania osobných údajov, rozsah osobných údajov a dobu ich uchovávania.
Prevádzkovateľ má určenú zodpovednú osobu, ktorou je spoločnosť Avris Consulting, s.r.o., Kutlíkova 17, Bratislava 851 02, IČO: 35 962 844, gdpr@avris.sk.
Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma prevádzkovateľ na emailovej adrese info@quir.sk alebo priamo u zodpovednej osoby prostredníctvom emailovej adresy gdpr@avris.sk.
II.Aké osobné údaje a na aký účel sú spracúvané?
Quir spracúva osobné údaje zamestnancov a ich blízkych osôb na účel:
- plnenia zákonných povinností v oblasti sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a plnenia daňových a účtovných povinností
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje vyžadované zákonom, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat a platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
Ďalej Quir spracúva osobné údaje zamestnancov na účel:
- plnenia ďalších zákonných povinností v oblasti pracovnoprávnej a mzdovej
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, rodné číslo, a vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poistenie, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o zamestnávateľovi.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je Zákonník práce a iné súvisiace predpisy.
- uzatvorenia pracovnej zmluvy podľa Zákonníka práce
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, zamestnávateľ, podpis.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zmluva medzi Quir a zamestnancom.
- plnenia zákonných povinností na úseku BOZP
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu – čas, miesto zranenia, druh zranenia, zranená časť tela, podpis zraneného, meno, priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho údaje zamestnávateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
- zverejňovania a sprístupňovania identifikačných a kontaktných údajov zamestnancov
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa, zamestnávateľ zverejňované cez registračný systém Fresha.com, v emailovej a inej pracovnej komunikácii, ako aj na niektorých pracovných dokumentoch.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem Quir podporený zákonnou možnosťou tohto konania v § 78 ods. ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.
- monitorovania priestorov prevádzkovateľa kamerovým systémom
v rozsahu: podobizeň a obrazové informácie o správaní sa a konaní zaznamenávaných zamestnancov
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem Quir spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu majetku prevádzkovateľa v priestoroch prevádzkovateľa.
- propagácie činnosti prevádzkovateľa zverejňovaním fotografií zamestnancov
v rozsahu: podobizeň a obrazové informácie vo forme fotografie zverejnenej na webovej stránke a sociálnych sieťach prevádzkovateľa
Právnym základom spracúvania osobných údajov je výlučne dobrovoľný súhlas zamestnanca, ktorý je kedykoľvek odvolateľný.
III.Ako, kedy a od koho Quir osobné údaje získava?
Quir získava osobné údaje priamo od zamestnancov prostredníctvom:
- osobného dotazníka vypĺňaného zamestnancom pri nástupe do zamestnania;
- uzatvárania pracovnej zmluvy a počas jej plnenia;
- vyhotovovaním fotografickej snímky so súhlasom zamestnanca;
- kamerového systému umiestneného v priestoroch Quir.
IV.Ako dlho Quir osobné údaje uchováva?
Quir uchováva spracúvané osobné údaje v jednotlivých prípadoch takto:
Mzdové listy 50 rokov
Výplatné pásky 10 rokov
Rodinné prídavky a materské príspevky 5 rokov
Prehlásenia k dani zo mzdy 10 rokov
Zrážky zo mzdy 5 rokov
Podklady k mzdám 5 rokov
Osobné spisy zamestnancov 70 rokov (od narodenia zamestnanca)
Evidencia dochádzky 5 rokov
Evidencia dovoleniek 5 rokov
Popisy pracovných činností 10 rokov
Dohody mimo pracovného pomeru 10 rokov
Pracovné zmluvy 10 rokov
Dotazník na získavanie údajov pri nástupe neuchováva sa
Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 20 rokov
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5 rokov
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5 rokov
Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5 rokov
BOZP 10 rokov
GDPR dokumentácia 5 rokov
Identifikačné a kontaktné údaje zamestnanca do ukončenia pracovného pomeru
Kamerové záznamy 72 hodín od vyhotovenia záznamu
Zverejňovanie fotografií na sociálnych sieťach a webe do ukončenia pracovného pomeru,
a podľa podmienok prevádzkovateľov sociálnych sietí
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
Späť na Zásady ochrany osobných údajov.
